Internationale Leitungsassistenz (m/w/d)

Zur Verstärkung unseres Teams bei Innomotics suchen wir eine Internationale Leitungsassistenz für die Division Medium Voltage Drives and Systems (MVD) (m/w/d).

Ihr Antrieb zur Veränderung.

Motoren und Antriebe sind unser Geschäft. Wir definieren Leistung neu - von Kontrollzeiten pro Tag hin zu Betriebszeiten pro Lebenszyklus, von einfach „an/aus“ hin zu allem, was dazwischen liegt. Unser stärkster Antrieb: ein Expertenteam bestehend aus mehr als 15.000 engagierten Mitarbeitenden. Für sie bedeutet die Gestaltung der Zukunft, Unternehmen in Bewegung zu halten. 

15.000 und es werden immer mehr. 

Sie suchen die Stabilität eines etablierten Global Players mit dem schlanken, innovativen Mindset eines mittelständischen Hidden Champions? Das sind wir! Sie wollen ganze Branchen mit einem zukunftssicheren Portfolio nachhaltiger, energieeffizienter Lösungen prägen? Los geht's!

Als Internationale Leitungsassistenz (m/w/d) sind Sie eine zentrale Ansprechperson und spielen eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung der Unternehmensleitung der MVD. Sie betreuen den CEO und das gesamte Leitungssekretariat, sowie die Strategieabteilung und deren Leitung und tragen aktiv zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs auf internationaler Ebene bei. Ihr Organisationstalent und Ihre Kommunikationsstärke sind entscheidend für den Erfolg der Geschäftsführung und des Managementteams.

Ihre zukünftige Rolle beinhaltet folgende Aufgabenbereiche:

• Terminorganisation und -koordination:
  • Eigenständige und proaktive Verwaltung und Koordination von Terminen für die MVD Leitung (CEO) sowie das internationale Managementteam.
  • Abstimmung und Priorisierung von Terminen mit internen und externen Geschäftspartnern weltweit, unter Berücksichtigung verschiedener Zeitzonen.
  • Organisation und Nachverfolgung von Besprechungen, inkl. der Sicherstellung einer reibungslosen Kommunikation zwischen allen Beteiligten.
• Internationale Reiseplanung:
  • Planung, Buchung und Koordination von Geschäftsreisen im internationalen Umfeld (Flüge, Hotels, Transfers).
  • Erstellung detaillierter Reisepläne für die Divisionsleitung und das Management, inklusive Visa-Anträgen, Reisekostenabrechnung und anderen länderspezifischen Anforderungen.
  • Enge Zusammenarbeit mit internationalen Geschäftspartnern zur Terminvereinbarung vor Ort.
• Organisation von internationalen Workshops und Tagungen:
  • Planung, Organisation und Durchführung von internationalen Workshops, Konferenzen und Tagungen.
  • Koordination der Agenda, Teilnehmerlisten, der Räumlichkeiten sowie technischer Ausstattung.
  • Betreuung der Teilnehmer und Sicherstellung eines professionellen Ablaufs vor Ort und digital.
• Management und Koordination des Leitungssekretariats:
  • Verantwortlich für die Leitung und Koordination des gesamten Sekretariats für den CEO und CFO der MVD.
  • Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs aller administrativen und organisatorischen Aufgaben im Sekretariat.
  • Ansprechpartner für interne und externe Anfragen und Koordination der Kommunikation im Bereich der Unternehmensführung.
• Betreuung der Strategieabteilung:
  • Enge Zusammenarbeit mit der Leitung der Strategieabteilung zur organisatorischen Unterstützung und Koordination.
  • Schnittstelle zwischen der Divisionsleitung und der Strategieabteilung, um einen effizienten Informationsfluss und die Umsetzung von strategischen Projekten zu gewährleisten.
• Dokumentenmanagement, Nachbereitung von Meetings und Projektunterstützung:
  • Verwaltung von Vertragsdokumenten, Protokollen und Berichten.
  • Nachbereitung von Meetings inklusive Protokollerstellung und Nachverfolgung von Aufgaben.
  • Unterstützung bei der Koordination von Projekten sowie Sonderaufgaben für das internationale Management.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fremdsprachenkorrespondent) oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im internationalen Umfeld.
• Erfahrung in der Leitung oder Koordination eines Sekretariats, vorzugsweise im Management oder der Geschäftsführung.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten mit ausgeprägtem Talent zur Terminplanung und Priorisierung.
• Erfahrung in der Reiseorganisation und Umgang mit länderspezifischen Reiseanforderungen.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und modernen Kommunikationsmitteln.
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Flexibilität und Belastbarkeit in einem dynamischen, internationalen Arbeitsumfeld.
• Interkulturelle Kompetenz und die Fähigkeit, in einem internationalen Team zu arbeiten.
• Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachen sind von Vorteil (z. B. Französisch, Spanisch).

Unsere Benefits.

• 30 Tage Urlaub
• Flexible Arbeitszeitmodelle
• Attraktive Altersvorsorge
• Zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten 
• Vielfältige Gesundheitsangebote
• Kinderbetreuungszuschuss
• Arbeitgeberzuschuss zum Deutschlandticket
• Kantinen mit vergünstigten Preisen für Mitarbeitende
• Zugang zu einem Vorteilsportal mit attraktiven Mitarbeiterangeboten

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